Réservation d’une salle municipale par les associations

Toutes les démarches pour louer une salle municipale, hors installations sportives

Pour avoir la gratuité des salles ou des tarifs préférentielles, la signature de la charte associative et un dossier associatif à jour sont obligatoires.

A défaut, l’étude de la demande se fera après validation des plannings des salles et il sera appliqué les tarifs en vigueur.

Quelles salles sont disponibles à la réservation ?

La ville de Saint-Paul-Trois-Châteaux prête ou loue ses salles municipales suivantes :

Salle Fontaine/Espace de la Gare
Salle Pommier
Salle Girard
Salle Chausy
Salle de l’Evêché
Salle de spectacle de l’espace Coluche

Ces salles sont prioritairement réservées aux manifestations municipales et/ou organisées par les associations tricastines.

Les associations subventionnées par la commune ou le Syndicat Social et Culturel du Tricastin (SSCT) ainsi que les entreprises tricastines, bénéficient de tarifs préférentiels.

Quand réserver une salle ?

Dans les semaines qui suivent chaque rentrée scolaire, le service vie associative envoie un courrier et un tableau pour les demandes de salles à toutes les associations de la commune, pour la période qui va de rentrée de l’année N+1 à la fin de l’été de l’année N+2.

Ce tableau est à retourner au service au plus tard le 31 décembre de son année d’envoi.

Quel que soit la manifestation, le retour de ce tableau est obligatoire, il n’y a pas de report automatique d’une année sur l’autre.

Chaque association doit indiquer trois dates pour chacune des manifestations demandées pour que la collectivité puisse tenter de satisfaire toutes les demandes. Si une seule date est mentionnée, le risque de refus augmente.

En ce qui concerne les particuliers, la demande doit être faite directement au service de la vie associative en remplissant le formulaire dédié (voir mes documents ci-dessous).

Les validations se font en fonction des disponibilités.

Quelles conditions pour réserver une salle ?

Après validation, une option est mise au planning sur la date retenue en attendant que l’association remplisse la convention correspondante (voir mes documents ci-dessous) :

Trois mois avant la manifestation pour la salle Fontaine
Deux mois avant pour les autres salles
A réception de la validation pour les mises à disposition annuelles

Cette convention est obligatoire pour pouvoir accéder à la salle.

Aucune remise de clé ne sera faite si la convention et/ou l’attestation d’assurance ne sont pas à jour.

Un règlement à respecter

La réservation d’une salle est soumise à la signature de la convention par laquelle l’usager s’engage à respecter strictement le règlement intérieur (voir mes documents ci-dessous) des salles :

Respect de la capacité d’accueil de la salle
Responsabilité du matériel mis à disposition (une attestation d’assurance en responsabilité civile sera joint à la convention)
Respect de la tranquillité publique
Autorisations diverses éventuelles (buvette, diffusion musicales, etc.)